اخذ گواهینامه ایزو فوری چگونه است؟
این مسئله بر همه ما روشن است که برای اخذ گواهینامه ایزو ISO باید زمان نسبتا زیادی را صرف کنیم. در وضعیتی که این زمان در اختیار باشد، مسئله مهمی پیش نیامده و روند مطلوب آن را طی خواهیم کرد. اما فرض را بر این گذارید که یک مناقصه بسیار مهم پیش روی شماست و در دست داشتن گواهی نامه ایزو بسیار ضروری است تا سود این مناقصه را از دست ندهید. در چنین وضعیتی اخذ ایزو فوری یک ضرورت است. در متن حاضر این ضرورت را تشریح کرده و چگونگی اخذ ایزو فوری را توضیح می‌دهیم.
نکات مهم قبل از دریافت گواهی نامه ایزو
در حالت ایده آل، قبل از اینکه بتوانید گواهینامه ایزو دریافت کنید، باید فرایندهای تولید خود را توسعه داده و مستندسازی کنید. همچنین رویه‌های صحیح را اجرا کنید تا این اطمینان حاصل شود که می‌توانید استانداردهای کیفیت خود را حفظ کنید.
به طور کلی برای اخذ گواهینامه ایزو، چهار مرحله ضروری وجود دارد که در ادامه آنها را مرور خواهیم کرد. توجه داشته باشید که انجام این امور برای اخذ گواهینامه ایزو مهم است.
1. سیستم مدیریت خود را توسعه دهید
به این معنا که باید فرایندهای اصلی یا تجاری خود را شناسایی کنید. این فرایند با مشارکت کارکنان مستندسازی شوند و پس از آن بررسی، تأیید و توزیع اسناد برای کسانی که نیاز به دسترسی به اطلاعات دارند، انجام شود.
2. سیستم خود را پیاده سازی کنید.
اطمینان حاصل کنید که مراحل همان‌طور که در مستندات شما توضیح داده شده است، انجام می‌شود. بادی به طور واضح بدانید که کارکنان برای وظایفی که انجام می‌دهند آگاهی لازم را دارند و یا به درستی آموزش دیده‌اند. ایجاد سیستم‌های گزارش‌دهی مؤثر برای پوشش بازرسی، آزمایش، اقدامات اصلاحی، اقدامات پیشگیرانه، جلسات بررسی مدیریت، نظارت بر اهداف، تکنیک‌های آماری و غیره، بسیار مهم است.
در صورت امکان از طریق استفاده از داده‌های قابل اندازه گیری، اثربخشی فرایندهای خود را کنترل کنید. همچنین بررسی و اقدام برای بهبود در زمینه‌های مورد نیاز را در اولویت قرار دهید.
3. بررسی کنید که سیستم شما مؤثر است یا خیر
انجام ممیزی و بررسی فرایندها و سیستم برای انطباق و اثربخشی کار شما کمک می‌کند. تمامی مراحل کار خود را مشاهده کنید. اگر لازم می‌دانید با افراد مختلف در سازمان مشورت کنید و به سوابق را برای نمونه نگه دارید. شناسایی و گزارش نقاط قوت و ضعف سیستم مدیریت باید یک اولویت مهم باشد. در صورت لزوم، اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه انجام دهید.
4. سیستم خود را ثبت کنید
برای اخذ گواهی نامه ایزو، سازمان حسابرسی مناسب را برای ثبت نام انتخاب کنید. لازم است که اسناد سیستم مدیریت خود را مجددا بررسی کرده و مطمئن شوید که با موارد خواسته شده مطابقت دارند. در نهایت برای بررسی توسط حسابرس خارجی آماده شوید تا به این مهم دست پیدا کنید که الزامات سیستم برآورده شده و سیستم مدیریت به طور مؤثر پیاده سازی شده است.
چه کسانی به ایزو فوری احتیاج دارند؟
با توجه به نکات ذکر شده در قسمت قبل، علاوه بر صرف زمان مناسب برای به وجود آورد شرایط مناسب قبل از اخذ گواهی نامه ایزو، هنگام اقدام برای این گواهی نیز باید صبوری لازم را داشته و وقت کافی برای این کار را کنار بگذارید. اما گاهی شرایطی پیش می‌آید که شما به صورت فوری نیازمند اخذ گواهی ایزو هستید.
شرایط اخذ ایزو فوری و مشتریان خاص این نوع گواهی نامه
1- پیمانکارانی که برای شرکت در مناقصه مهم احتیاج به ایزو فوری دارند.
2- شرکت‌هایی که برای انجام امور صادراتی به ایزو فوری نیاز دارند.
3- گروه از افراد (مشغول در هر نوع فعالیتی تولیدی یا خدماتی) که نیازمند بازرسی و اخذ مجوزهای لازم برای ادامه کار هستند.
برای هر سه گروه ذکر شده، انجام امور قبل و حین اخذ گواهی نامه ایزو، امری فرسایشی است. کمااینکه این افراد زمان کافی برای طی کردن این مراحل را نیز ندارند. در نتیجه با مراجعه به شرکت‌های خصوصی (و حتی برخی از IAFهای کمتر شناخته شده) برای اخذ ایزو فوری اقدام می‌کنند.
این میان دسته اول و سوم این مشتریان می‌توانند از هر دو مرجع خصوصی و IAF گواهی خود را دریافت کنند. اما گروه دوم که نیازمند صادرات کالا هستند، با این روند به مشکل برمی‌خورند. این دسته از افراد قطعا برای صادر کردن یک کالا و یا محصول باید گواهی معتبری داشته باشند. البته کشور دریافت کننده آن کالا نیز مهم است اما اکثر کشورها تنها گواهی‌های صادر شده از طرف IAF معتبر را قبول دارند.
البته در کشور ما، با توجه به اینکه در اکثر موارد اطلاعات درستی نسبت به این گواهی‌ها وجود ندارد، گواهی صادر شده از هر دو مرجع، قابل قبول است.
چگونه روند اخذ ایزو تسریع می‌شود؟
در یک وضعیت عادی، فرد درخواست کننده باید تمامی مراحل ذکر شده در ابتدای این متن را طی کند. سپس درخواست خود را به یک سازمان معتبر ارائه داده و منتظر حضور یک ممیز در شرکت خود باشد. پس از اخذ تأییدات لازم از طرف ممیز، گواهی ایزو صادر می‌شود.
اما زمانی که فرد درخواست کننده از جمله اشخاصی است که زمان کافی برای این کار ندار، با مراجعه به سازمان‌های معتبر، روند اخذ ایزو فوری خود را تسریع می‌کند. این کار با همکاری مشاوران انجام شده و در چنین وضعیتی، صدور گواهی ایزو اهمیت پیدا می‌کند نه مرحله ممیزی سازمان.
به بیان دیگر، سازمان‌های خصوصی و IAF ها برخی از سخت‌گیری‌های خود را کنار گذاشته و سعی می‌کنند تا همراهی لازم، مسئله پیش روی مشتری خود را برطرف کنند. این مهم به رضایت‌مندی بیشتر مشتریان و ارتقاء رتبه شرکت آنها نیز کمک می‌کند.
زمان لازم برای اخذ گواهی ایزو فوری
در موارد ضروری، شرکت‌های خصوصی با ارائه یک نامه که در مدت زمان دو روز آماده خواهد شد، مسئله پیش آمده با برطرف خواهند کرد. اما برای دریافت گواهی ایزو فوری به طور کل حدود یک ماه طول می‌کشد. این میان شرکت‌های خصوصی به یک الی دو هفته زمان نیاز دارند و برای آن دسته از سازمان‌هایی که IAF محسوب می‌شوند، این روند دو هفته الی یک ماه زمان لازم دارد.
سؤالات متداول
برای دریافت گواهی نامه ایزو فوری به کجا مراجعه کنیم؟
برای دریافت ایزو فوری می‌توانید به شرکت‌های خصوصی و IAFهای معتبر بین‌المللی مراجعه کنید. تنها نکته مهم این است که به خاطر داشته باشید، اعتبار این مراجع توسط سازمان تأیید صلاحیت ایران یا همان NACI مورد بررسی قرار گرفته باشد.
آیا می‌توان از سازمان‌هایی که تحت اعتبار IAS آمریکا گواهی ایزو گرفت؟
بله. می‌توان با مراجعه به CBهایی که تحت نظارت این سازمان هستند گواهی نامه ایزو با اعتبار و هزینه مناسب دریافت کرد.
مهم‌ترین مزیت اخذ گواهی ایزو فوری کدام است؟
شرکت در مناقصات، تسهیل روند صادرات و بالا بردن اعتبار شرکا از جمله مزایای اخذ این گواهی هستند.
