چرا باید گواهی نامه ایزو دریافت کرد؟
کنترل و توازن دو اصل مهم در بازار جهانی هستند که باید در هر سازمان برقرار شوند. در غیر این صورت، حفظ ثبات و کیفیت در صنایع و کشورها دشوار خواهد بود. استانداردهای بین‌المللی به حفظ این شرایط برابر کمک می‌کنند. یکی از این سازمان‌ها ISO است. گواهینامه ISO تأیید می‌کند که یک سیستم مدیریتی، فرایند تولید، خدمات یا روش مستندسازی، تمام الزامات استانداردسازی و تضمین کیفیت را دارد. به همین خاطر دریافت گواهی‌های ایزو، برای هر سازمان یک مزیت رقابتی است. در متن پیش دلایل مهم دریافت این گواهی را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
استاندارد ایزو به وسیله چه افراد و سازمانی تهیه و تدوین شده است؟
ISO (سازمان بین‌المللی استاندارد) یک سازمان مستقل، غیردولتی و بین‌المللی است که استانداردهایی را برای اطمینان از کیفیت، ایمنی، کارایی محصولات، خدمات و بهبود عملکرد سیستم‌ها تدوین می‌کند. این گواهی‌ها توسط متخصصین هر حوزه با توجه به نیازهای تجاری و درون‌سازمانی هر شرکت تدوین می‌شوند. گواهینامههای ISO در بسیاری از زمینه‌های صنعت، از مدیریت انرژی و مسئولیت اجتماعی گرفته تا تجهیزات پزشکی صادر می‌شوند. به بیان دقیق استانداردهای ISO برای اطمینان از ثبات و تداوم مشاغل به وجود آمده‌اند. هر گواهینامه دارای استانداردها و معیارهای جداگانه‌ای است و به صورت عددی طبقه‌بندی می‌شود. برای نمونه گواهینامه 2015ISO 9001: شامل سه جزء است:ISO ، 9001 و 2015. در اینجا هر یک از اجزا نشان دهنده موارد زیر است:
ISO: به سازمان مجوز دهنده اشاره دارد.
9001: عددی که بعد از ISO استفاده می‌شود استاندارد را طبقه‌بندی می‌کند. همه استانداردهای خانواده ISO 9000 به مدیریت کیفیت اشاره دارند.
2015: آخرین شماره در گواهینامه ISO به نسخه استانداردی که برآورده شده است، اشاره می‌کند و نشان دهنده سال تقویمی آن استانداردها است. 2015 پنجمین نسخه ISO 9001 است.
پیاده‌سازی ISO در زمینه موردنظر چه کمکی به ما می‌کند؟
برای درک بهتر پاسخ این سؤال اجازه دهید با ذکر مثالی مربوط به ISO 9001 بحث خود را پیش ببریم. صنعت خودروسازی یک نمونه محبوب برای اخذ و پیاده‌سازی این نوع گواهی است. تصور کنید که ما در سال 2015 گواهینامه ISO را دریافت کرده‌ایم و این کار به طرق مختلف به سازمان ما کمک کرد. چگونه؟
استانداردهای ISO به ما طرحی از آنچه باید در هر سفارش انجام شود، ارائه می‌کند. ما استانداردهایی را که باید رعایت شود، می‌شناسیم و ابزارهایی را برای اطمینان از کیفیت، ثبات و ایمنی در اختیار داریم. آنچه بر اساس موارد مهم در این گواهی انجام می‌دهیم توجه به این موضوع است که «چگونه کیفیت را بررسی کنیم».
همچنین استانداردهای این گواهینامه، به حفظ ارتباط محصولات و خدمات ما کمک می‌کند. وقتی استانداردها تغییر کنند، ما نیز همراه آنها تغییر می‌کنیم. وقتی با مشتریان جدید کار می‌کنیم، اطلاعات گواهینامه خود را برای آنها ارسال می‌کنیم تا آنها بدانند که استانداردهای ISO رعایت شده و محصول موردنظر آنها کیفیت لازم را دارد.
گواهینامههای ایزو چه کمکی به شرکت در مناقصات می‌کند؟
به طور معمول، سازمان‌هایی که دارای گواهینامه ISO هستند، به دلیل به رسمیت شناخته شدن بین‌المللی گواهینامه ISO، در مرحله PQQ (پرسش‌نامه پیش از صلاحیت) نمرات بالاتری کسب می‌کنند. در حال حاضر معمول است که در این مرحله، در مورد سیستم‌های مدیریت سؤالاتی وجود داشته باشد، بنابراین اگر در روش‌های خود از استاندارها و گواهینامه ISO استفاده می‌کنید، بیشترین امتیاز را در این سطح کسب خواهید کرد.
رعایت این مسئله در مقایسه با داشتن روش‌های غیرمعتبر (که ممکن است نمرات کمی را به شما بدهد یا حتی نمره‌ای کسب نکنید)، یک مزیت بزرگ است. مقامات متعاهد حتی می‌توانند داشتن گواهینامه ISO را الزامی و اجباری کنند، در غیر این صورت سازمانی که به اخذ نوع گواهی مربوط به تجارت خود بی‌اعتنا بوده، با شکست مواجه می‌شود. در اصل، استانداردهای ISO را می‌توان وسیله‌ای برای تمایز تأمین‌کنندگان دانست.
گواهینامه ISO همچنین می‌تواند به عنوان چارچوبی برای پاسخ به سؤالات مهم در زمینه‌هایی مانند نظارت بر KPI، مدیریت تضمین کیفیت و نظارت بر مکانیسم‌های عملکرد مورد استفاده قرار گیرد. مجددا، این امر ارائه شما را در جلسات مناقصه تقویت می‌کند و پاسخی مبتنی بر شواهد ارائه می‌دهد که مطابق استاندارد صنعت شما است و احتمالا نمرات برتر را برای سازمان شما کسب می‌کند.
چگونه ISO باعث می‌شود سازمان از فردگرایی دور شود؟
یکی از بزرگ‌ترین مزیت‌های دریافت گواهی ایزو جدا شدن سازمان از تک‌صدایی و نگاه فردگرایانه است. در واقع اگر بر این موضوع اصرار دارید که سازمان خود را بدون توجه به روحیه کارمندان، سلامت محیط کار و انگیزه مفید برای تداوم آن پیش ببرید، اصلا احتیاجی به اخذ این گواهی ندارید.
در نقطه مقابل، کارمندانی که انگیزه کافی برای همراهی با شما را دارند، فرایندهایی درست را برای عبور از موانع و ریسک‌های پیش رو پیاده‌سازی می‌کنند. علاوه بر این، ممیزی‌های مداوم فرایند از طریق گواهینامههای ایزو، می‌تواند کارکنان شما را متمرکز نگه دارد و در صورت انحراف فرایندهای شما، بازخورد انتقادی ارائه دهد.
در ضمن این امر بر کسی پوشیده نیست که رضایت تیم، رضایت و تجربه مشتری را بهبود می‌بخشد. موفق‌ترین تولیدکنندگان امروزی می‌دانند که ارائه تجربه و محصول بهتر امری است که مشتریان عادی را به سفیران برند تبدیل می‌کند. تولید محصول به نحوی که ضایعات و هزینه‌ها را کاهش دهد به این معنی است که می‌توانید ارزش بیشتری را برای مشتری خود به ارمغان بیاورید که این امر وفاداری آنها را نسبت به تجارت شما تقویت می‌کند.
چند نمونه از گواهی‌های ایزو و استفاده‌های آن
استانداردهای ISO بسیار متفاوتی وجود دارد، گاهی اوقات درک اینکه کدام‌یک برای کسب‌وکار شما مناسب‌ترین است، دشوار خواهد بود. در حالی که برخی از آنها مختص صنعت خاصی هستند، بسیاری از معروف‌ترین استانداردها عمومی هستند و می‌توانند در سازمانی بدون توجه به اینکه در کدام بخش کار می‌کنند، پیاده‌سازی شوند. در ادامه چند نمونه از این گواهی‌ها را بررسی می‌کنیم.
ایزو 27000
این نوع ایزو یک خانواده استاندارد دارد که با هدف ارتقاء امنیت و حفاظت از دارایی‌های شرکت به فناوری اطلاعات مربوط می‌شود. دو استاندارد معروف ISO 27001: 2013 و 27002: 2013 که در سال 2005 آغاز به کار کردند، دو استاندارد محبوب این خانواده هستند. 27001 یک سیستم مبتنی بر مدیریت است، در حالی که 27002 یک سند فنی است و بر روی فرد متمرکز است و یک کد رفتار را در دستور کار قرار می‌دهد.
سازمان‌ها می‌توانند یکی از استانداردها را انتخاب کنند. ISO 27001 دارای بیش از 22.000 گواهینامه در سراسر جهان است. این یک استاندارد گسترده است و به همین دلیل صدور گواهینامه می‌تواند متناسب با نیازهای سازمان سفارشی شود و اجباری نیست.
ایزو 22000
این استاندارد بر توسعه و پیاده‌سازی سیستم مدیریت ایمنی مواد غذایی متمرکز است و می‌تواند به هر سازمانی که در زنجیره غذایی فعالیت می‌کند، کمک کند. با استانداردهای متعدد از جمله 22001 برای غذا و نوشیدنی، 22002 برای تولید غذا و موارد دیگر، این خانواده در سازمان‌های مختلف به طور مستقیم یا غیرمستقیم در ارتباط با غذا، استفاده می‌شود. این گواهی‌ها شامل مشاغل واضح مانند رستوران‌ها از هر نوع، شرکت‌هایی مانند تولیدکنندگان مواد غذایی یا حتی خدمات حمل‌ونقل مواد غذایی مانند غذاخوری‌ها، است.
ISO 22000: 2005 با بیش از 26.000 گواهینامه یکی از رایج‌ترین استانداردها در این خانواده است. می‌توان آن را به‌تنهایی اعمال کرد یا با ISO 9001 ترکیب نمود.
ایزو 50001
این استاندارد در سال 2011 منتشر شد. طراحی موارد آن برای شرکت‌هایی است که به منظور ایجاد سیستم مدیریت انرژی (EMS) مورد توجه هستند و به منظور بهبود مصرف و بهره‌وری انرژی استفاده می‌شود. این گواهی شامل کاهش ردپای انرژی یک سازمان با کاهش انتشار گازهای گلخانه‌ای است.
طبق گزارش دفتر بهره‌وری انرژی و انرژی‌های تجدیدپذیر، بیش از 5.000 گواهینامه در این خانواده استانداردها وجود دارد و با رشد 234 درصدی اخذ این گواهی توسط سازمان‌ها نسبت به سال گذشته، واضح است که شرکت‌ها مزایایی مهم این گواهی را پیدا کرده و مطمئن هستند که این استانداردها، فرایندهای تجاری آنها را بهبود می‌بخشد.
چگونه گواهینامههای ISO درست را انتخاب کنیم؟
بسیاری از سازمان‌ها به انتخاب گواهینامه خود، به عنوان خرید کالا نگاه می‌کنند. یعنی به دنبال کمترین قیمت هستند. البته، قیمت عامل مهمی است، اما نه همیشه. اگر سازمان شما از قیمت به عنوان تنها معیار استفاده کند، ممکن است خود را با یک سازمان صدور گواهینامه بدون هیچ‌گونه تجربه‌ای در زمینه کاری، یا با شهرت بد یا موردی که توسط مشتریان احتمالی شما شناخته نشده است، درگیر کنید. لذا مهم است که برای انتخاب گواهی مورد نظر خود، در ابتدای امر درک درستی از انواع گواهی‌ها داشته باشید و سپس به یک سازمان معتبر برای اخذ آن مراجعه کنید.
در نتیجه مهم است که برای انتخاب گواهی خود این دو مورد را به یاد داشته باشید:
- شهرت: اگر قصد دارید از گواهی خود برای امور بازاریابی استفاده کنید، انتخاب گواهی و سازمان صادرکننده ناشناس تأثیر خوبی در کار شما نخواهد داشت.
- اعتبارسنجی: هر تکه کاغذی می‌تواند گواهی باشد اما اعتبار آن گواهی است که آن تکه کاغذ را مهم می‌کند. لازم است که شرکت گواهی دهنده را از لحاظ اعتبار و تجربه کاری مورد بررسی قرار دهید.
در مجموع، لازم است که برای پیاده‌سازی استانداردهای ایزو، در همان ابتدای امر گواهی خود را به خوبی بشناسید. سپس همه چیز را برای اجرا برنامه‌ریزی کرده، مسئولیت‌ها، خط‌مشی‌ها و اهداف را مشخص کنید. همچنین ضروری است که مستندات خود را توسعه دهید و سیستم مدیریت کیفیت خود را راه‌اندازی کنید. در نهایت به طور مداوم عملکرد خود را مرور کنید تا مطمئن شوید که طبق استانداردهای موردنظر پیش می‌روید.
